User manualபயனர் கையேடு · Office: TransactionsOffice: பரிவர்த்தனைகள் (Transactions)
Wallet Reconciliationவாலட் சரிசெய்தல் (Wallet Reconciliation)
Set clients' wallets (and vendors' advances) against their open bills in one go, with suggested matches you tick, without moving any balance.வாடிக்கையாளர்களின் வாலட்டையும் (விற்பனையாளர்களுக்குக் கொடுத்த முன்பணத்தையும்) அவர்களின் நிலுவை பில்களுக்கு எதிராக ஒரே முறையில் வையுங்கள் — நீங்கள் டிக் செய்யும் பரிந்துரைகளுடன், எந்த இருப்பையும் மாற்றாமல்.
- Where to find itஎங்கே இருக்கிறது
- Office → Transactions → Wallet Reconciliation
- Who uses itயார் பயன்படுத்துவார்கள்
- Owner, Admin, Accountantஉரிமையாளர், நிர்வாகி, கணக்காளர்
A client's wallet is money on its account that is not set against any bill: a receipt kept on account, a return or credit journal kept open, or an opening balance on account. When the same client also has unpaid bills, the bills look due while the client has in fact paid. Wallet Reconciliation lists every such client (or vendor, with our advance and their purchase bills) and suggests which money goes on which bill. You tick what to keep and set it all off in one go.
Setting off never changes a balance. Only the bills' pending and the wallets go down.
What you see
Choose Clients or Vendors at the top. Each row is one party that has both a wallet and open bills:
| Column | What it shows |
|---|---|
| Party, route, salesman | Who it is. |
| Wallet | Money on its account not set against any bill (for a vendor: our advance). |
| Open bills due | What its open bills still owe. |
| Suggested set-off | What the ticked lines set off. |
| Due left / Wallet left | The bills and the wallet after the set-off. |
Click a row to see its lines: which receipt (payment), return, credit or money On account goes on which bill, and how much. A line marked Exact amount is a receipt or credit that pays that bill to the paisa.
How the suggestions are made
- Exact matches first. A receipt or credit whose free amount is exactly a bill's pending goes on that bill: the bill dated on or after the receipt, nearest to it; if there is none, the nearest bill before it.
- Then oldest first. What is left goes on the oldest bills first, in date order, part of a bill when the money runs out. Receipts and credits are used in their date order; plain money on account last.
A receipt is used for no more than the money actually on account (a receipt already used by an older wallet entry is not counted twice).
Filters
- Route and Salesman: only the parties of that route or salesman.
- Set-off at least (₹): only the parties whose suggested set-off is at least this much. Press Enter to apply.
- Small leftovers: only the parties with a wallet, or an open bill, under Small is under (₹) (₹10 unless you change it). Use it to clear the small amounts left behind by rounding.
Set off
- Tick or untick whole parties with the box on the left, or single lines inside a party.
- Click Set off ticked (n). Stockflow saves the parties one after the other, with a progress bar.
- For each party it saves:
- each receipt (a vendor's payment) again, with the ticked bills added to it, the same as Use advance on bills;
- one wallet adjustment journal for the ticked returns, credits and money on account. It shows in the party's ledger as Wallet adjustment: Wallet reconciliation.
- Under each party you then see Saved, Sent for approval, or Refused: with the reason (for example, the bill was paid meanwhile). A refused entry changes nothing; click Refresh and try again.
Changing receipts needs Collection / Receipt → Change (vendors: Payments → Change), and the journal needs Journal Entry → Create. A party already set off is not set off again until you refresh.
Who can use it
The page needs Wallet Reconciliation → View; setting off needs Set wallets against bills. Owners and admins have both; the Accountant role has both. The same list is on the Reports page under Outstanding as Wallet Reconciliation, without the set-off.
வாடிக்கையாளரின் வாலட் (Wallet) என்பது எந்தப் பில்லுக்கும் வைக்கப்படாமல் அவர் கணக்கில் உள்ள பணம்: கணக்கில் வைத்த வசூல், திறந்து வைத்த திருப்பம் அல்லது வரவு ஜர்னல், அல்லது கணக்கில் உள்ள தொடக்க இருப்பு. அதே வாடிக்கையாளருக்குச் செலுத்தப்படாத பில்களும் இருந்தால், உண்மையில் பணம் வந்திருந்தும் பில்கள் நிலுவையாகத் தெரியும். வாலட் சரிசெய்தல் அப்படிப்பட்ட ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளரையும் (அல்லது நம் முன்பணமும் கொள்முதல் பில்களும் உள்ள விற்பனையாளரையும்) காட்டி, எந்தப் பணம் எந்தப் பில்லுக்கு என்று பரிந்துரைக்கும். வேண்டியவற்றை டிக் செய்து ஒரே முறையில் சரிகட்டுங்கள்.
சரிகட்டுவது எந்த இருப்பையும் மாற்றாது. பில்களின் நிலுவையும் வாலட்டும் மட்டுமே குறையும்.
திரையில் என்ன தெரியும்
மேலே வாடிக்கையாளர்கள் (Clients) அல்லது விற்பனையாளர்கள் (Vendors) தேர்ந்தெடுங்கள். ஒவ்வொரு வரியும் வாலட்டும் நிலுவை பில்களும் உள்ள ஒரு தரப்பு:
| நெடுவரிசை | என்ன காட்டும் |
|---|---|
| தரப்பு, வழித்தடம், விற்பனைப் பிரதிநிதி | யார் என்பது. |
| வாலட் (Wallet) | எந்தப் பில்லுக்கும் வைக்காத கணக்கிலுள்ள பணம் (விற்பனையாளருக்கு: நம் முன்பணம்). |
| நிலுவை பில்கள் தொகை (Open bills due) | திறந்த பில்கள் இன்னும் தர வேண்டியது. |
| பரிந்துரைக்கப்பட்ட சரிகட்டல் (Suggested set-off) | டிக் செய்த வரிகள் சரிகட்டுவது. |
| மீதமுள்ள நிலுவை / மீதமுள்ள வாலட் (Due left / Wallet left) | சரிகட்டிய பின் பில்களும் வாலட்டும். |
வரிகளைப் பார்க்க ஒரு வரிசையைத் தட்டுங்கள்: எந்த வசூல் (செலுத்தல்), திருப்பம், வரவு அல்லது கணக்கில் வரவு (On account) பணம் எந்தப் பில்லுக்கு, எவ்வளவு. சரியான தொகை (Exact amount) என்று குறித்த வரி, அந்தப் பில்லை பைசா வரை சரியாகச் செலுத்தும் வசூல் அல்லது வரவு.
பரிந்துரைகள் எப்படி
- முதலில் சரியான பொருத்தங்கள். ஒரு வசூல் அல்லது வரவின் மீதத் தொகை ஒரு பில்லின் நிலுவைக்குச் சரியாகச் சமமானால் அந்தப் பில்லுக்கே: வசூல் தேதியிலோ அதற்குப் பின்னோ, அதற்கு மிக அருகிலுள்ள பில்; அப்படி இல்லையென்றால், அதற்கு முன் உள்ள மிக அருகிலுள்ள பில்.
- பின் பழையது முதலில். மீதி பழைய பில்களுக்கு முதலில், தேதி வரிசையில்; பணம் தீர்ந்தால் பில்லின் ஒரு பகுதி. வசூல்களும் வரவுகளும் தேதி வரிசையில்; கணக்கிலுள்ள பணம் கடைசியில்.
ஒரு வசூல் உண்மையில் கணக்கிலுள்ள பணத்துக்கு மேல் பயன்படாது (பழைய வாலட் பதிவு ஏற்கனவே பயன்படுத்திய வசூல் இரண்டு முறை கணக்கில் வராது).
வடிகட்டிகள்
- வழித்தடம் (Route), விற்பனைப் பிரதிநிதி (Salesman): அந்த வழித்தடம் அல்லது பிரதிநிதியின் தரப்புகள் மட்டும்.
- குறைந்தபட்ச சரிகட்டல் (₹) (Set-off at least (₹)): பரிந்துரைத்த சரிகட்டல் இதற்குக் குறையாத தரப்புகள் மட்டும். Enter அழுத்துங்கள்.
- சிறு மீதங்கள் (Small leftovers): சிறியது என்பது இதற்குக் கீழ் (₹) (Small is under (₹), மாற்றாவிட்டால் ₹10) தொகைக்குக் கீழ் வாலட் அல்லது நிலுவை பில் உள்ள தரப்புகள் மட்டும். ரவுண்டிங்கால் மீந்த சிறு தொகைகளைச் சுத்தம் செய்ய.
சரிகட்டுதல்
- இடது பெட்டியால் முழுத் தரப்பையும், உள்ளே தனி வரிகளையும் டிக் செய்யுங்கள் அல்லது நீக்குங்கள்.
- டிக் செய்தவற்றைச் சரிகட்டு (n) (Set off ticked (n)) அழுத்துங்கள். Stockflow தரப்புகளை ஒன்றன் பின் ஒன்றாகச் சேமிக்கும்; முன்னேற்றப் பட்டை தெரியும்.
- ஒவ்வொரு தரப்புக்கும் சேமிப்பது:
- ஒவ்வொரு வசூல் (விற்பனையாளருக்கு செலுத்தல்) டிக் செய்த பில்களுடன் மீண்டும் — முன்பணத்தை பில்களுக்குப் பயன்படுத்து போலவே;
- டிக் செய்த திருப்பங்கள், வரவுகள், கணக்கிலுள்ள பணத்துக்கு ஒரு வாலட் சரிசெய்தல் (Wallet adjustment) ஜர்னல். தரப்பின் லெட்ஜரில் Wallet adjustment: Wallet reconciliation என்று தெரியும்.
- பின் ஒவ்வொரு தரப்பின் கீழும் சேமிக்கப்பட்டது (Saved), ஒப்புதலுக்கு அனுப்பப்பட்டது, அல்லது மறுக்கப்பட்டது: (Refused:) காரணத்துடன் (உதாரணமாக, இடையில் பில் செலுத்தப்பட்டது). மறுக்கப்பட்ட பதிவு எதையும் மாற்றாது; புதுப்பி (Refresh) அழுத்தி மீண்டும் முயலுங்கள்.
வசூல்களை மாற்ற வசூல் / ரசீது → மாற்று அனுமதி (விற்பனையாளர்: செலுத்தல்கள் → மாற்று), ஜர்னலுக்கு ஜர்னல் பதிவு → உருவாக்கு அனுமதி வேண்டும். ஏற்கனவே சரிகட்டிய தரப்பு புதுப்பிக்கும் வரை மீண்டும் சரிகட்டப்படாது.
யார் பயன்படுத்தலாம்
பக்கத்துக்கு வாலட் சரிசெய்தல் → பார்வை அனுமதி; சரிகட்ட வாலட்டை பில்களுக்கு எதிராக வை (Set wallets against bills) அனுமதி. உரிமையாளர், நிர்வாகிக்கு இரண்டும் உண்டு; கணக்காளர் பங்குக்கும் இரண்டும் உண்டு. இதே பட்டியல் அறிக்கைகள் பக்கத்தில் நிலுவை (Outstanding) கீழ் வாலட் சரிசெய்தல் (Wallet Reconciliation) என்று உள்ளது — சரிகட்டல் இல்லாமல்.