Stockflow V3 is here. Billing, stock and salesman orders for FMCG stockists.Stockflow V3 வந்துவிட்டது. FMCG ஸ்டாக்கிஸ்ட்டுகளுக்கான பில்லிங், ஸ்டாக், சேல்ஸ்மேன் ஆர்டர்.See prices →விலையைப் பாருங்கள் →

User manualபயனர் கையேடு · Office: DocumentsOffice: ஆவணங்கள் (Documents)

Requisitionகோரிக்கை (Requisition)

Write down what you need to buy from a vendor, then turn it into a purchase order or a purchase.ஒரு சப்ளையரிடம் என்ன வாங்க வேண்டும் என்று எழுதி வையுங்க; பிறகு அதைக் கொள்முதல் ஆர்டராகவோ கொள்முதலாகவோ மாற்றுங்க.

Where to find itஎங்கே இருக்கிறது
Office → Documents → Requisition
Who uses itயார் பயன்படுத்துவார்கள்
Godown in-charge, purchase staffகிடங்குப் பொறுப்பாளர், கொள்முதல் ஊழியர்கள்

A requisition is a request to buy goods from a vendor. It does not touch your stock or your books. When it is agreed, you turn it into a purchase order or a purchase.

The Requisition register
The Requisition register

What you see

The register lists your requisitions, numbered RQ/0001, RQ/0002 and so on. It works like every other voucher register. See The register: finding, filtering and exporting bills.

A saved requisition shows Open. Once a purchase or purchase order is made from it, it shows Billed.

Make a requisition

  1. Click New Requisition.
  2. Choose the Vendor. A requisition needs a vendor.
  3. Add the products and quantities, and rates if you know them.
  4. Save.

Turn a requisition into a purchase or an order

For one requisition:

  1. Find the Open requisition in the register.
  2. Click the bill icon in its row (Convert to purchase).
  3. A new purchase opens with the vendor and lines. Check it and save.

For several, tick them, then click Convert to purchase or Make purchase order. One new entry opens for each.

You can also start from the purchase order: in a new purchase order, choose the vendor, click From requisition and pick one.

When the new purchase or purchase order posts, the requisition closes. If you cancel that entry later, the requisition opens again.

Bulk convert

  1. Click Bulk convert. A full screen opens on today's open requisitions.
  2. Narrow with From, Till, Employee, Route or Find a client. From the start shows every date.
  3. Tick the requisitions.
  4. Click Convert selected and confirm.

Each ticked requisition is saved as a purchase with its own lines and rates. At the end you see which were made and which were not, with the reason.

Who can do what

  • The Warehouse role can do everything with requisitions.
  • Convert to purchase and Bulk convert need permission to create purchases. Make purchase order needs permission to create purchase orders.

Good to know

  • Available on the Pro plan and above.
  • A requisition that is already billed cannot be changed. Cancel the purchase first.

கோரிக்கை என்பது ஒரு சப்ளையரிடம் பொருட்கள் வாங்குவதற்கான வேண்டுகோள். இது உங்கள் இருப்பையோ கணக்குகளையோ தொடாது. ஒப்புதல் கிடைத்ததும், அதைக் கொள்முதல் ஆர்டராகவோ கொள்முதலாகவோ மாற்றலாம்.

கோரிக்கை பதிவேடு
கோரிக்கை பதிவேடு

திரையில் என்ன தெரியும்

பதிவேட்டில் உங்கள் கோரிக்கைகள் RQ/0001, RQ/0002 என்று எண்ணிட்டுத் தெரியும். இது மற்ற எல்லா வவுச்சர் பதிவேடுகள் போலவே வேலை செய்யும். பதிவேடு: பில்களைத் தேடுவது, வடிகட்டுவது, பதிவிறக்குவது பாருங்க.

சேமித்த கோரிக்கை நிலுவையில் (Open) என்று காட்டும். அதிலிருந்து கொள்முதலோ கொள்முதல் ஆர்டரோ போட்டதும், பில் போட்டது (Billed) என்று காட்டும்.

கோரிக்கை போடுவது

  1. புதிய கோரிக்கை (New Requisition) கிளிக் செய்யுங்க.
  2. சப்ளையர் (Vendor) தேர்ந்தெடுங்க. கோரிக்கைக்கு சப்ளையர் கட்டாயம்.
  3. பொருட்கள், அளவுகளைச் சேருங்க; விலை தெரிந்தால் அதையும் போடுங்க.
  4. சேமியுங்க.

கோரிக்கையைக் கொள்முதலாகவோ ஆர்டராகவோ மாற்றுவது

ஒரு கோரிக்கைக்கு:

  1. பதிவேட்டில் நிலுவையில் (Open) உள்ள கோரிக்கையைக் கண்டுபிடிங்க.
  2. அதன் வரிசையில் உள்ள பில் ஐகானைக் கிளிக் செய்யுங்க (கொள்முதலாக மாற்று (Convert to purchase)).
  3. சப்ளையர், வரிகளுடன் ஒரு புதிய கொள்முதல் திறக்கும். சரிபார்த்து சேமியுங்க.

பலவற்றுக்கு, அவற்றை டிக் செய்து, கொள்முதலாக மாற்று (Convert to purchase) அல்லது கொள்முதல் ஆர்டர் ஆக்கு (Make purchase order) கிளிக் செய்யுங்க. ஒவ்வொன்றுக்கும் ஒரு புதிய பதிவு திறக்கும்.

கொள்முதல் ஆர்டரிலிருந்தும் தொடங்கலாம்: புதிய கொள்முதல் ஆர்டரில் சப்ளையரைத் தேர்ந்தெடுத்து, கோரிக்கையிலிருந்து (From requisition) கிளிக் செய்து ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுங்க.

புதிய கொள்முதலோ கொள்முதல் ஆர்டரோ பதிவானதும், கோரிக்கை மூடிவிடும். பிறகு அந்தப் பதிவை ரத்து செய்தால், கோரிக்கை மீண்டும் திறந்துவிடும்.

மொத்தமாக மாற்றுவது

  1. மொத்த மாற்றம் (Bulk convert) கிளிக் செய்யுங்க. இன்றைய நிலுவை கோரிக்கைகளுடன் ஒரு முழுத் திரை திறக்கும்.
  2. முதல் (From), வரை (Till), பணியாளர் (Employee), வழித்தடம் (Route) அல்லது வாடிக்கையாளரைத் தேடு (Find a client) கொண்டு பட்டியலைக் குறையுங்க. தொடக்கத்திலிருந்து (From the start) எல்லாத் தேதிகளையும் காட்டும்.
  3. கோரிக்கைகளை டிக் செய்யுங்க.
  4. தேர்ந்தவற்றை மாற்று (Convert selected) கிளிக் செய்து உறுதிப்படுத்துங்க.

டிக் செய்த ஒவ்வொரு கோரிக்கையும் அதன் சொந்த வரிகள், விலைகளுடன் கொள்முதலாகச் சேமிக்கப்படும். கடைசியில் எவை போட்டது, எவை போடவில்லை, ஏன் என்ற காரணத்துடன் தெரியும்.

யார் என்ன செய்யலாம்

  • கிடங்கு (Warehouse) பொறுப்பு கோரிக்கைகளில் எல்லாமே செய்யலாம்.
  • கொள்முதலாக மாற்று (Convert to purchase), மொத்த மாற்றம் (Bulk convert) இரண்டுக்கும் கொள்முதல் உருவாக்கும் அனுமதி தேவை. கொள்முதல் ஆர்டர் ஆக்கு (Make purchase order)-க்கு கொள்முதல் ஆர்டர் உருவாக்கும் அனுமதி தேவை.

தெரிந்துகொள்ள வேண்டியது

  • Pro பிளானிலும் அதற்கு மேலும் கிடைக்கும்.
  • ஏற்கனவே பில் போட்ட கோரிக்கையை மாற்ற முடியாது. முதலில் கொள்முதலை ரத்து செய்யுங்க.