Stockflow V3 is here. Billing, stock and salesman orders for FMCG stockists.Stockflow V3 வந்துவிட்டது. FMCG ஸ்டாக்கிஸ்ட்டுகளுக்கான பில்லிங், ஸ்டாக், சேல்ஸ்மேன் ஆர்டர்.See prices →விலையைப் பாருங்கள் →

User manualபயனர் கையேடு · Office: MastersOffice: முதன்மைப் பதிவுகள் (Masters)

Attendance & Payslipsவருகைப் பதிவு & சம்பளச் சீட்டுகள் (Attendance & Payslips)

Mark daily attendance, handle leave and holidays, and make payslips that post the salary to your books.தினசரி வருகையைக் குறியுங்க, விடுப்பையும் விடுமுறைகளையும் கையாளுங்க, சம்பளத்தை உங்க கணக்கில் பதிவு செய்யும் சம்பளச் சீட்டுகளை உருவாக்குங்க.

Where to find itஎங்கே இருக்கிறது
Office → Masters → Attendance & Payslips
Who uses itயார் பயன்படுத்துவார்கள்
Owner, Admin, Accountantஉரிமையாளர், நிர்வாகி, கணக்காளர்

This page holds your staff's attendance for each day. From it you make payslips, which post a Salary voucher for each person.

The Day tab of Attendance & Payslips, with Present, Absent, Half day, Leave and Week off for each employee
The Day tab of Attendance & Payslips, with Present, Absent, Half day, Leave and Week off for each employee

What you see

The tabs are:

  • Day: one row per active employee for the chosen day.
  • Month: each person's month in numbers.
  • Summary: any period, for Each person or as Day totals, with Employee and Route filters.
  • Dashboard: attendance %, average hours a day, overtime, absent and leave days, and a calendar.
  • Leave requests: requests waiting, approved or rejected.
  • Holidays: the company holidays.
  • Payslips and Past payslips: make payslips, and print old ones again.

Mark attendance for a day

  1. Open the Day tab and pick the Day.
  2. For each person, click Present, Absent, Half day, Leave or Week off.
  3. If you track time, type In, Out and Break min. The hours show next to them.
  4. Add a Note if needed.
  5. Click Save.

To mark quickly, click Unmarked → present or All present. On a holiday the second button reads All off. If you change the day before saving, you are asked to discard the unsaved marks.

Handle a leave request

  1. Open Leave requests. To add one, click Leave request.
  2. Pick the Employee, From, To and Kind, add a Reason, and click Ask.
  3. To decide, click Approve or Reject.

Approving marks those days as Leave on the Day tab.

Add a holiday

  1. Open Holidays and click Add holiday.
  2. Type the Holiday name, and pick From and To (up to 60 days).
  3. Click Add.

Make a payslip

  1. Open Payslips. Choose Month or This week.
  2. Click the person's row.
  3. Check Paid leave days, Allowances, Bonus / extra amount, Advance recovered, PF, ESI and Other deductions.
  4. Tick any approved incentives you want to pay with this salary.
  5. Click Preview to see the payslip.
  6. Click Post salary & print.

This posts a Salary voucher: Salaries Dr, the employee's account Cr. Pay the net amount with a Payment.

Who can do what

  • Marking attendance needs both create and edit on this page. Approving leave needs approve. Adding or removing holidays needs edit.
  • The Payslips tabs show only to people who can see salary details and view Salary. Posting needs create on Salary.
  • The Accountant role can view this page.

Good to know

  • Comes with the Pro · Large Stockist plan and above.
  • Days not marked count as present, also in payslips. The payslip shows them as "not marked, counted present". Mark absences before you make payslips.
  • Days that are not in the employee's Working days count as off. Holidays are paid.
  • A monthly payslip allows 1 paid leave day by default. You can change Paid leave days on the payslip.
  • Overtime is time beyond the person's shift. See Shifts.
  • Per-day or per-hour pay comes from the employee's Paid setting.
  • Once a person's salary is posted for a period, you cannot make it again. Cancel that voucher in Salary first.
  • Employee: working days, shift, salary and PF / ESI.
  • Salary: the vouchers payslips post.
  • Payments: pay the net salary.
  • Incentive: approved incentives paid with salary.

இந்தப் பக்கம் உங்க ஊழியர்களின் ஒவ்வொரு நாள் வருகையையும் வைத்திருக்கும். இங்கிருந்து சம்பளச் சீட்டுகள் உருவாக்குவீங்க; அவை ஒவ்வொருவருக்கும் ஒரு சம்பள (Salary) வவுச்சரைப் பதிவு செய்யும்.

வருகைப் பதிவு & சம்பளச் சீட்டுகளின் நாள் தாவல், ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் வருகை, வரவில்லை, அரை நாள், விடுப்பு, வார ஓய்வு உடன்
வருகைப் பதிவு & சம்பளச் சீட்டுகளின் நாள் தாவல், ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் வருகை, வரவில்லை, அரை நாள், விடுப்பு, வார ஓய்வு உடன்

திரையில் என்ன தெரியும்

தாவல்கள்:

  • நாள் (Day): தேர்ந்தெடுத்த நாளுக்கு, செயலில் உள்ள ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் ஒரு வரி.
  • மாதம் (Month): ஒவ்வொருவரின் மாதம் எண்களில்.
  • சுருக்கம் (Summary): எந்தக் காலத்துக்கும், ஒவ்வொரு நபரும் (Each person) அல்லது நாள் மொத்தங்கள் (Day totals) ஆக, பணியாளர் (Employee), வழித்தடம் (Route) வடிகட்டிகளுடன்.
  • டாஷ்போர்டு (Dashboard): வருகை %, சராசரி தினசரி நேரம், கூடுதல் நேரம், வராத நாட்கள், விடுப்பு நாட்கள், ஒரு நாட்காட்டி.
  • விடுப்புக் கோரிக்கைகள் (Leave requests): காத்திருக்கும், அங்கீகரிக்கப்பட்ட அல்லது நிராகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகள்.
  • விடுமுறைகள் (Holidays): நிறுவன விடுமுறைகள்.
  • சம்பளச் சீட்டுகள் (Payslips), பழைய சம்பளச் சீட்டுகள் (Past payslips): சம்பளச் சீட்டுகள் உருவாக்க, பழையவற்றை மீண்டும் அச்சிட.

ஒரு நாளுக்கு வருகையைக் குறிக்க

  1. நாள் (Day) தாவலைத் திறந்து நாள் (Day) தேர்ந்தெடுங்க.
  2. ஒவ்வொருவருக்கும், வருகை (Present), வரவில்லை (Absent), அரை நாள் (Half day), விடுப்பு (Leave) அல்லது வார ஓய்வு (Week off) கிளிக் செய்யுங்க.
  3. நேரத்தைக் கண்காணித்தால், வரவு (In), வெளியே (Out), இடைவேளை நிமி (Break min) டைப் செய்யுங்க. நேரம் அவற்றுக்குப் பக்கத்தில் தெரியும்.
  4. தேவைப்பட்டால் குறிப்பு (Note) சேருங்க.
  5. சேமி (Save) கிளிக் செய்யுங்க.

வேகமாகக் குறிக்க, குறிக்காதவை → வருகை (Unmarked → present) அல்லது அனைவரும் வருகை (All present) கிளிக் செய்யுங்க. விடுமுறை நாளில் இரண்டாவது பட்டன் அனைவருக்கும் ஓய்வு (All off) என்று இருக்கும். சேமிக்கும் முன் நாளை மாற்றினால், சேமிக்காத குறிப்புகளைக் கைவிடவா என்று கேட்கும்.

விடுப்புக் கோரிக்கையைக் கையாள

  1. விடுப்புக் கோரிக்கைகள் (Leave requests) திறங்க. புதிதாகச் சேர்க்க, விடுப்புக் கோரிக்கை (Leave request) கிளிக் செய்யுங்க.
  2. பணியாளர் (Employee), முதல் (From), வரை (To), வகை (Kind) தேர்ந்தெடுத்து, காரணம் (Reason) சேர்த்து, கோரு (Ask) கிளிக் செய்யுங்க.
  3. முடிவு செய்ய, அங்கீகரி (Approve) அல்லது நிராகரி (Reject) கிளிக் செய்யுங்க.

அங்கீகரித்தால், அந்த நாட்கள் நாள் தாவலில் விடுப்பு (Leave) என்று குறிக்கப்படும்.

விடுமுறை சேர்க்க

  1. விடுமுறைகள் (Holidays) திறந்து விடுமுறை சேர் (Add holiday) கிளிக் செய்யுங்க.
  2. விடுமுறைப் பெயர் (Holiday name) டைப் செய்து, முதல் (From), வரை (To) தேர்ந்தெடுங்க (60 நாட்கள் வரை).
  3. சேர் (Add) கிளிக் செய்யுங்க.

சம்பளச் சீட்டு உருவாக்க

  1. சம்பளச் சீட்டுகள் (Payslips) திறங்க. மாதம் (Month) அல்லது இந்த வாரம் (This week) தேர்வு செய்யுங்க.
  2. அந்த நபரின் வரியைக் கிளிக் செய்யுங்க.
  3. சம்பளத்துடன் கூடிய விடுப்பு நாட்கள் (Paid leave days), படிகள் (Allowances), போனஸ் / கூடுதல் தொகை (Bonus / extra amount), பிடித்த முன்பணம் (Advance recovered), PF, ESI, பிற பிடித்தங்கள் (Other deductions) சரிபாருங்க.
  4. இந்தச் சம்பளத்துடன் செலுத்த விரும்பும் அங்கீகரித்த ஊக்கத்தொகைகளை டிக் செய்யுங்க.
  5. சம்பளச் சீட்டைப் பார்க்க முன்னோட்டம் (Preview) கிளிக் செய்யுங்க.
  6. சம்பளம் பதிவு செய்து அச்சிடு (Post salary & print) கிளிக் செய்யுங்க.

இது ஒரு சம்பள (Salary) வவுச்சரைப் பதிவு செய்யும்: Salaries Dr, பணியாளரின் கணக்கு Cr. நிகரத் தொகையை ஒரு பணம் செலுத்துதல் (Payment) மூலம் கொடுங்க.

யார் என்ன செய்யலாம்

  • வருகையைக் குறிக்க இந்தப் பக்கத்தில் உருவாக்கும், திருத்தும் அனுமதி இரண்டும் வேண்டும். விடுப்பை அங்கீகரிக்க அங்கீகரிக்கும் அனுமதி வேண்டும். விடுமுறைகளைச் சேர்க்க அல்லது நீக்க திருத்தும் அனுமதி வேண்டும்.
  • சம்பளச் சீட்டுகள் (Payslips) தாவல்கள் சம்பள விவரங்களைப் பார்க்கவும் சம்பளம் (Salary) பார்க்கவும் அனுமதி உள்ளவர்களுக்கு மட்டுமே தெரியும். பதிவு செய்ய சம்பளத்தில் (Salary) உருவாக்கும் அனுமதி வேண்டும்.
  • கணக்காளர் (Accountant) பொறுப்பு இந்தப் பக்கத்தைப் பார்க்கலாம்.

தெரிந்துகொள்ள வேண்டியது

  • Pro · பெரிய ஸ்டாக்கிஸ்ட் (Pro · Large Stockist) பிளானிலும் அதற்கு மேலும் கிடைக்கும்.
  • குறிக்காத நாட்கள் வருகையாகவே கணக்கிடப்படும், சம்பளச் சீட்டுகளிலும் கூட. சம்பளச் சீட்டு அவற்றை "not marked, counted present" (குறிக்கவில்லை, வருகையாகக் கணக்கிடப்பட்டது) என்று காட்டும். சம்பளச் சீட்டுகள் உருவாக்கும் முன் வராத நாட்களைக் குறியுங்க.
  • பணியாளரின் வேலை நாட்கள் (Working days)-இல் இல்லாத நாட்கள் ஓய்வாகக் கணக்கிடப்படும். விடுமுறைகளுக்குச் சம்பளம் உண்டு.
  • மாதச் சம்பளச் சீட்டில் இயல்பாக 1 சம்பளத்துடன் கூடிய விடுப்பு நாள் அனுமதிக்கப்படும். சம்பளச் சீட்டில் சம்பளத்துடன் கூடிய விடுப்பு நாட்கள் (Paid leave days)-ஐ மாற்றலாம்.
  • கூடுதல் நேரம் என்பது அந்த நபரின் ஷிஃப்டைத் தாண்டிய நேரம். பணி நேரங்கள் (Shifts) பாருங்க.
  • நாள் அல்லது மணி அடிப்படையிலான சம்பளம், பணியாளரின் செலுத்தப்பட்டது (Paid) அமைப்பிலிருந்து வரும்.
  • ஒரு காலத்துக்கு ஒருவரின் சம்பளம் பதிவானதும், அதை மீண்டும் உருவாக்க முடியாது. முதலில் சம்பளம் (Salary)-இல் அந்த வவுச்சரை ரத்து செய்யுங்க.